Эффективность менеджера состоит не в том, чтобы все уметь и успевать, а в том, чтобы правильно распределять полномочия, уметь контролировать и мотивировать сотрудников. Расскажем, что такое делегирование полномочий и как это сделать продуктивно и правильно.
Что такое делегирование в менеджменте
Работа менеджера многопланова и разнообразна и, чтобы не утонуть в куче мелких дел, руководитель должен передавать часть своих полномочий и обязанностей своим подчиненным, этот процесс и называется делегированием. Однако, это не просто перекладывание своих задач на чужие плечи, нет, это особый процесс, который включает в себя постановку целей для сотрудника, его мотивирование и контроль выполнения им поручения.
Почему важно уметь делегировать полномочия
Работа руководителя наполнена множеством разнообразных обязанностей, при этом часть задач не требует высокой квалификации и приема решений на уровне руководства, а мелкие малозначительные дела отнимают до 80 % рабочего времени менеджера. А на важные решения и проблемы часто не хватает ни времени, ни сил. Поэтому любой руководитель должен уметь грамотно делегировать часть своих полномочий своим сотрудникам.
Делегирование не только позволяет освободить время руководителя, но также оно мотивирует работников к активности и творчеству, помогает формировать продуктивный коллектив. Также это отличный способ обучать сотрудников и готовить их к продвижению по карьерной лестнице.
Что можно делегировать
- мелкую, повседневную работу: обработка почты, составление справок и отчетов, сбор информации, ответы на запросы и т.п.
- деятельность, требующую специальных знаний. Например, написание докладов, создание презентаций, подготовка иллюстративных материалов, подготовка совещаний и переговоров.
- предварительную работу: подготовка проектов договоров, составление повестки дня и т.п.
- малозначительные дела: ответы на не важные звонки, отправка приглашений, составление списков.
Не следует делегировать:
- стратегические решения: постановка целей, выбор стратегии, определение направления развития компании.
- ответственных решений.
- представительские действия, например, выдача благодарностей, или ведение имиджевых переговоров.
- распределение поручений. Руководитель сам должен раздавать задания подчиненным, это его обязанность, а не его секретаря.
- конфиденциальные дела, например, вопросы, связанные с коммерческой тайной.
Принципы делегирования
Чтобы передача полномочий была эффективной, нужно соблюдать важнейшие принципы делегирования:
- Автономность подчиненного. Если сотруднику поручено дело, то в рамках этой задачи он должен быть свободен в принятии решений, руководитель не должен его наставлять и советовать ему, до тех пор, пока сотрудник сам не попросит помощи.
- Четкость целей и задач. Руководитель должен сформулировать конечную цель, к которой сотрудник будет стремиться. maltamodel
- Обратная связь. Сотрудник должен иметь возможность задать вопрос руководителю, спросить совета.
- Посильные задачи. Руководитель должен хорошо знать возможности своих сотрудников и ставить перед ними трудные, но выполнимые задачи, чтобы не отбить желание работать.
- Отказ от обратного делегирования. Руководитель не должен забирать поручение до тех пор, пока сотрудник не признает, что не может выполнить работу.
- Информированность коллектива. Весь персонал должен знать, что руководитель поручил подчиненному какое-либо дело, чтобы у исполнителя не возникло проблем с выполнением задания.
- Передача ответственности. Руководитель вместе с поручением передает и ответственность подчиненному, и сотрудник должен об этом точно знать.
Делегирование – это инструмент менеджмента, основанный на знании психологии сотрудников и на умении руководителя продуктивно пользоваться своим авторитетом.
